The Organisational Gardener

*Artículo integrado con posts escritos a finales del 2019 e inicios del 2020. 

No creo que la vida la vivimos para producir, la vivimos para vivirla.  

Lo que quiero decir es que no debemos perder de vista, aún en un trabajo que nos satisface y que contribuye de manera positiva al mundo, que la vida pasa rápido y solo pensar en producir es una vida a medio vivir. 

Leo lo que acabo de escribir y parece trabalenguas, y poco trillado.  Creo que me lo digo a mí mismo porque constantemente confundo “el trabajo” con “la vida”.  Tengo tendencias a ser “workaholic” y gracias a mi esposa y mis hijos me he reformado para dar cada vez más tiempo a lo importante: estar con ellos, conmigo mismo y con amigos y familia. 

Aún con esta claridad que he ido obteniendo, también creo que si reduzco mi tiempo de trabajo debo ser más productivo con el tiempo disponible.  Es por ello que escribo este blog series de inicio de año sobre Productividad Personal.

El título original de este blog post iba a ser “Productividad Personal: Una búsqueda continua”.  Por un lado compartiré algunas herramientas que me he encontrado en el camino que me han ayudado personalmente.  No creo que sean las mejores, porque siempre saldrá alguien con una nueva técnica o método innovador, pero son las que yo he ido adoptando y adaptando para mí.  Las comparto porque tal vez sean útiles para ti, y quieras tú en los comentarios compartir tus herramientas y tu experiencia.

Algunas no serán ninguna novedad, si eres como yo siempre estás buscando nuevas ideas para hacer mejor y más rápido tu trabajo.  Algunas, tal vez, si sean ideas nuevas que te invito a explorar y a adaptar.  Insisto en esta palabra de adaptar porque un primer paso es realmente conocerte.  Hacer consciente cómo trabajas y qué te ayuda a avanzar en el trabajo.  Al final del día, una herramienta es útil solo si la sabes usar y si la haces tuya.  Lo importante no es la herramienta en sí, sino lo que haces con ella.

En este sentido aprender, probar, ajustar y sobre todo ser consistentes es clave.  Mantener el uso de una herramienta que te está funcionando y puliéndola hasta que sea un hábito de trabajo que te hace ser más productivo. 

Por eso también hablaré de mí, para que pienses en ti. Por eso hablaré de eficiencia, eficacia y efectividad.  Por eso seguiré escribiendo hasta encontrar mi estilo ideal de trabajo, y con suerte a personas a quienes les resuenan estas ideas y que encuentren valor en ellas.

Deep Work: Trabajo Profundo

Deep Work, término acuñado por el autor del libro con el mismo título llamado Cal Newport.  Yo me topé con su libro después de otra coincidencia en Internet cuando conocí a la organización Caveday.  Tres personas que han diseñado sesiones presenciales y virtuales para facilitar el trabajo profundo de personas y equipos.  Yo escuché a Molly Sonsteng (una de las fundadoras) en un podcast y la idea resonó en mi cabeza, y después de visitar su página me enganché con la idea y compré uno de los libros que recomiendan en su página de recursos: Deep Work por Cal Newport.

Cal Newport define el trabajo profundo como “la habilidad para enfocarte sin distracciones en una sola tarea cognitivamente demandante”.  Es apagar tu celular, salirte de tu correo electrónico, cerrar el buscador para Internet, y solo concentrarte en una tarea a la vez.  Por ejemplo, terminar ese reporte que lleva semanas sin entregarse, o escribir un blog post para mañana.

Después de escuchar el audiolibro (lo escuché en vez de leerlo) participé en una de las sesiones de Caveday virtuales.  Una sesión de tres horas y media de trabajo profundo.  Tiene una estructura muy sencilla que comienza con una ronda de checkin, un primer sprint de concentración, un receso corto, para entrar a un segundo sprint, otro receso y alguna actividad para concentrarte mejor, y otro sprint.  Finaliza la sesión con una ronda de check-out. Fue una verdadera revelación.  Sobretodo la dinámica porque recordé que yo tenía una App en mi celular justamente para hacer estos sprints, pero hasta ahora veía cómo podría usarla de mejor manera.

*Existen muchas plataformas similares a Caveday si haces una búsqueda en Internet.  Yo recomiendo las “Flow Sessions” de Conscious Tribe Community.

Después de esta vivencia virtual la experimenté yo sólo en mi oficina en casa.  En mis recesos cortos aprovechaba para estirar las piernas y tal vez visitar mi huerto y regar las plantas.  Regresaba y comenzaba un siguiente sprint de 45 minutos.  Me resultó tan efectivo que decidí llevar esto a las organizaciones donde colaboro y comenzamos sesiones de Deep Work de dos horas y media todos los miércoles.  ¡Fue un éxito! A tal nivel que este año van a iniciar la práctica ya sin mí.

La idea de Trabajo Profundo nos invita a descartar la falsa creencia de que hacer “multi-tasking” (muchas tareas a la vez) es productivo.  También nos exige desconectarnos de todos nuestros aparatos electrónicos (sobretodo el celular) para no tener distracciones.  En este mundo hiperconectado y congestionado de información es un verdadero reto (te recomiendo leer otro libro de Cal Newport llamado “Digital Minimalism”).

Me parece que el concepto es genial, pero el equipo de Caveday la verdad lo han llevado un paso más allá porque han creado una rutina atractiva para que muchas personas adopten este hábito de trabajo.  Yo ahora agendo en mi calendario al menos 10 horas de Deep Work a la semana.  Lo agendo porque así no lleno el tiempo con reuniones u otras tareas poco productivas para mi vida de coach; o lo que llama Cal Newport “Shallow Work” (Trabajo Superficial).  Puedes ver en mi “Tablero de Resultados” que es una de mis Medidas de Predicción.

¡Haz el experimento! Aparta una hora de tu tiempo mañana.  Desconéctate y práctica tu sesión de Deep Work. 

Getting Things Done

Hoy te quería compartir una metodología de productividad personal llamada Getting Things Done (GTD).  La técnica de GTD fue desarrollada por David Allen hace algunos años y tiene miles de adeptos en todo el mundo.  GTD fue incorporado al sistema de la Holocracia como la manera de llevar a cabo el trabajo en este sistema operativo organizacional, pero ya hablaré más sobre eso en otro blog post. 

El proceso propuesto por GTD es algo complejo, pero básicamente se resume en 5 pasos: 

1. Captura, 
2. Clarifica, 
3. Organiza,  
4. Reflexiona, y  
5. Hazlo. 

Personalmente he tratado múltiples veces de seguir la metodología al pie de la letra, y fracasado en el camino.  He escuchado el podcast, leído el libro un par de veces, pero nunca he tomado un curso que tal vez me serviría. Lo que he terminado haciendo es personalizar esta metodología a mi entender. 

Lo primero es compartir que existen varias aplicaciones o softwares que están basados en GTD que te pueden ayudar.  Dos de ellos son Omnifocus y Todoist.  Yo comencé usando Omnifocus que solo tiene versión para Mac, pero en Ecoturismo Genuino (organización holocrática que fundé en el 2009) el equipo consintió usar Todoist por dos razones básicamente: (1) se puede usar en Mac y PC, y se esperaba una integración al software de Glassfrog que se usa en la Holocracia.

Lo segundo es que he logrado el hábito continuo (todo el día y todos los días) de capturar todos mis “pendientes” en papel (un cuaderno) o directamente en el Todoist (en la bandeja de entrada).  Esto logra un par de propósitos, el primero es que libera mi mente de los pendientes, ya no me distraen.  Lo segundo es que ya capturados puedo ordenarlos (o clarificarlos) en mi revisión semanal. 

Tercero, es la idea de clarificar.  Ya que tienes todos tus pendientes en bandejas de entrada (Todoist, correo electrónico, y Whatsapp) entonces la idea es clarificar qué hacer con eso.  La pregunta clave es: ¿Puedo hacer algo? En caso de que NO, debes tomar la decisión de desechar, poner en pausa o archivar.  En caso de que SÍ puedas hacer algo, establece si es un correo que puedes contestar en menos de 2 minutos (por ejemplo), es una próxima acción o proyecto , o delega ese pendiente.  Yo también decido en este paso si es Trabajo Profundo (Deep Work) o Trabajo Superficial. 

Finalmente, la idea clave para crear el hábito de GTD es la “Reunión Semanal” o “Revisión Semanal”.  En esta sesión, contigo mismo, buscas limpiar tus listas de proyectos y próximas acciones que ya hayas hecho, pero no marcaste como hechos; revisar tus calendarios (yo uso Google Calendar); revisar tu lista de proyectos para definir próximas acciones que te ayuden a avanzar en el logro de ese proyecto; y finalmente, calendarizar metas realizables para la próxima semana. 

Yo estoy haciendo mi Revisión Semanal en una hora y media o dos horas los sábados.  Hasta ahora, en el 2020, lo voy logrando.  ¿Conocías GTD? ¿Qué te parece? Si lo conocías, ¿Qué experiencia has tenido?

Trabajo Profundo vs Trabajo Superficial: la diferencia que aumentará tu productividad personal

Arriba compartí la definición del Deep Work (Trabajo Profundo), pero no hablé mucho sobre el Shallow Work (Trabajo Superficial).  He ido entendiendo que es fundamental comprender su diferencia para aumentar mi productividad personal como freelancer.  Por lo que en este artículo busco definir y ejemplificar la diferencia.  

El Deep Work se define como “la habilidad para enfocarte sin distracciones en una sola tarea cognitivamente demandante”.  Es el trabajo que te hace pensar, reflexionar y aprender.  Es el trabajo que necesita de mi concentración y enfoque absoluto.  Es el momento en que solo puedo hacer una cosa a la vez.  Es trabajo donde buscas que NADIE, ni NADA te interrumpa porque regresar al flow de la concentración toma muchos minutos o hasta horas.  Finalmente, es el trabajo que agrega valor a ti y a tus clientes. 

En mi caso, las tareas o actividades, que entran en esta clasificación de Trabajo Profundo son: 

• Diseñar carta descriptivas para talleres o cursos que voy a facilitar; 
• Integrar reportes, sobretodo las secciones de conclusiones y recomendaciones; 
• Escribir blog posts; 
• Tomar una sesión de un curso en línea o presencial; 
• Leer un libro;
• Entrevistar a alguien para mi podcast o facilitar un webinario;
• Facilitar un taller o reunión para mis clientes. 

El Shallow Work se define como “actividades cognitivamente poco demandantes, generalmente relacionadas a cuestiones logísticas y realizables aunque estemos distraídos”.  Es el trabajo en que puedes hacer dos o tres cosas a la vez.  Es el trabajo que si alguien o algo te interrumpe no pasa nada ya que puedes regresar o reconectar fácilmente.  Sigue siendo un trabajo importante, pero que no agrega tanto valor.  Son tareas que puedes delegar y tu cliente no se va a molestar que lo hagas.  

Yo he identificado que el trabajo superficial en mi caso incluye tareas como: 

• Contestar correos electrónicos, Whatsapp y otros medios electrónicos; 
• Publicar en redes sociales; 
• Preparar los materiales para un taller que están definidos en la carta descriptiva; 
• Coordinar entrevistas y reuniones; 
• Transcribir post-its y rotafolios de los talleres. 

Es importante subrayar que el hecho de llamarle “Trabajo Superficial” no quiere decir que es menos importante, pero es algo que no demanda tu enfoque absoluto; y para mi caso como a muchos que nos ganamos la vida exprimiendo nuestro cerebro (knowledge workers), generamos mucho más valor haciendo la mayor cantidad de horas posibles de Trabajo Profundo. 

Habiendo entendido estos dos tipos de trabajo (Profundo vs Superficial), la invitación es revertir la balanza.  Generalmente, dedicamos el 80% de nuestros tiempo a trabajo superficial, y menos del 20% a trabajo profundo.  ¿Podrías dedicarle cada vez más tiempo al Deep Work? Te recomiendo iniciar con 45 minutos e ir aumentando para lograr un promedio diario de 3.5 horas (esto es lo ideal). 

Finalmente, he encontrado en mi aplicación de GTD que, clarificar cuáles de todas mis tareas son Trabajo Profundo y cuáles son de Trabajo Superficial me ayuda a priorizar lo fundamental, de lo que no lo es. Es la pregunta de coaching básica ¿a qué renuncias cuando decides a hacer Trabajo Superficial?  Yo contestaría: “renuncias a crear auténtico valor para el mundo”, y eso, NO ES BUENO.

Planeas, Haces y Fracasas: ¿Qué hago?

La última semana ha sido muy intensa con días completos de facilitación.  Primero en facilitar un proceso de planeación anual con una organización de la sociedad civil, y luego dos días de taller para trabajar con jóvenes emprendedores de zonas rurales de la Península de Yucatán con su Lienzo de Modelo de Negocios. 

El facilitador (o facilitadora) como dice el IIFAC tiene tres roles cuando va a participar en una reunión o evento: (1) Arquitecto, (2) Piloto y (3) Guía.  El primer rol de Arquitecto es responsable de la planificación del evento.  En otras palabras, de diseñar la carta descriptiva, preparar las dinámicas y los materiales para la sesión, y en asegurar la logística del evento para que el lugar seleccionado sea el mejor o más adecuado para los objetivos de la sesión (lo ideal es tener ayuda en esta dos últimas tareas).  Por lo que cada hora o día de facilitación requiere al menos el doble de horas o días para su preparación.  Todo depende del tamaño del evento.  Los eventos grandes requieren 10 veces más de trabajo previo.

Todo esto lo digo para justificar por qué planeé escribir un blog post diario este año, lo hice durante dos semanas y después fracasé (dejé de hacerlo).  Por un lado es una justificación, pero también debe ser un aprendizaje para tomar en cuenta porque más semanas intensas de facilitación vienen en camino.  ¿Qué haces entonces cuando fracasas con tus metas de año? Yo creo que el primer paso es aceptar el fracaso, o la caída, levantarte y seguir. 

¿Qué quiere decir “seguir”? En el ejemplo de los blog posts recuerdo que algo que hacía era acumular el trabajo; en otras palabras ya no sólo tengo que hacer los blog posts de esta semana, sino los de la semana pasada (me auto-castigaba).  Me parece que ese enfoque es un error porque acumular trabajo de por sí a una tarea que sabemos que es un reto es muy difícil continuar.  Caeremos en la trampa de postergarlo aún más porque ya se acumuló el trabajo “en el escritorio”.  Solitos nos estamos metiendo el pie.

Lo que haré esta vez para seguir es lo que hago ahora, escribir.  Escribir el blog post de hoy.  Escribir el blog post de mañana, y continuar.  Continuar haciendo.  Continuar para levantarme. 

Lo que te quiero compartir es que en esta idea de cumplir tus Metas Crucialmente Importantes tendrás baches tanto en las metas personales, como profesionales.  ¡Acepta los baches y sigue! Estamos por cerrar el primer día del año.  El primer mes de la década.  Cerremos con fuerza, porque esto no es una carrera de cien metros es un maratón, y en un maratón algunas veces tienes kilómetros rápidos y otros son lentos, pero la meta es llegar al final.

¿Y tú que haces cuando te caes? ¿Qué tácticas efectivas tienes para continuar hacia el logro de tus metas?

NO Vayas a la Oficina si quieres Trabajar

En posts anteriores de esta serie sobre Productividad Personal he presentado algunas ideas y herramientas para mejorar tu trabajo.  Un tema que es fundamental conversar es el entorno de trabajo.  ¿Dónde trabajas? ¿Dónde te funciona más trabajar? Lo que quieres es que al final del día puedas decir “alcance mis metas y estoy siendo productivo”. 

A mí me parece que la oficina (ese lugar al que vamos a trabajar todos los días) es el PEOR lugar para trabajar.  Tengo el caso extremo de una colega que trabaja en una organización en un gran edificio y se rentó para sí misma un espacio de coworking cerca de su oficina para ir a trabajar porque “ahí sí me puedo concentrar”.

Las Oficinas Matan la Productividad Personal

Veamos si puedo dibujar una escena que te resuene.  Estás en tu cubículo o sala de juntas o espacio abierto.  Cierra los ojos.  Escuchas la conversación de unos colegas a la distancia. El teclear de la persona de al lado.  Tal vez algunas personas se están riendo a lo lejos en su momento de receso.  Si estás en estas oficinas al estilo Google escuchas la pelota de ping pong, el billar o el futbolito donde alguien está teniendo “una reunión”.  Si es un espacio muy incluyente tal vez el ladrido de un perro, o el llanto del bebé de la compañera.  Esto a parte de las notificaciones de mensajes del Whatsapp de todo mundo, y los tuyos, te llegó un nuevo mail o alguien te escribe por el Slack.  En resumen, las oficinas son un mar de distracciones y te dejan a disposición de los otros que si quieren algo van y te interrumpen “para consultarte algo rápido”.  ¡Te quieres dar un tiro!

Súmale a esto que ya te agendaron 3 o 4 reuniones, donde a la mitad no le viste mucho sentido asistir, y entre tu computadora y el baño te “topaste” con un par de personas que querían hacerte una consulta que se convirtió en otras dos mini juntas express.  ¡¿Cuándo haces trabajo profundo?! En tu casa, en el café o como mi amiga en su oficina privada y escondida en el coworking del otro edificio.

¿Dónde te funciona a ti?

Comenzaré compartiendo mi experiencia de los lugares donde puedo trabajar mejor, y por qué me funcionan.  Mi primer lugar de trabajo es mi casa.  En ella tengo un espacio dedicado para mí.  Es un escritorio muy sencillo con vista al jardín, conexión de internet y donde está fresco.  Tengo un archivero, un librero y un espacio para pegar mi Lienzo de Modelo de Negocios y mi Tablero de Resultados.  En resumen mi casa es uno de mis lugares favoritos para trabajar, ya que cuando me tomo pequeños recesos puedo ir a visitar mi huerto e invernadero.

Mi segundo espacio ideal es un buen café o tetería. Afortunadamente en San Cristóbal de las Casas, donde vivo (vivía) hay una diversidad de estilos.  Mis favoritos son Carajillo (o la Casa del Cafeólogo) y Frontera.  Conozco a la gente, me conocen, tomo mi café y no me molesta nadie.  Uso mis audífonos, escucho mi música de Brain.fm y hago mis sprints de concentración de trabajo profundo.  Esto lo puedo hacer en un Starbucks de cualquier ciudad o en un lugar sin igual como el Museo Jardín Corazón de Jade. 

El intercalar mi casa y otra sede le da variedad a mi semana.  Cuando estoy trabajando con un cliente en su oficina y estoy concentrando en avanzar en algún producto o entregable he propuesto que hagamos sesiones de Deep Work o lo que yo llamo “Refugios”, así muchas personas entran al hábito de la concentración en el trabajo.  Si no hiciera esto en las oficinas de mis clientes no sé si podría trabajar ahí. 

Otro espacio, que es una tendencia muy fuerte en todo el mundo, son los Co-Workings. A mi me parecen un espacio genial para freelancers o micro-organizaciones que necesitan estar juntos para colaborar.  Conozco varios en la Ciudad de México, y me gustan más las versiones boutique y no los monstruos como WeWork.  No porque sean malos estos co-workings gigantes, sino porque tienen a demasiadas personas, demasiadas distracciones, son otras oficinas corporativas que les llamamos co-workings.

A mi me gusta mucho el concepto de Starbucks de ser un “tercer espacio” un híbrido entre estar en tu casa, un espacio cómodo, íntimo y solitario, y la oficina donde hay gente, ruido y aromas a café.  Yo siento que ningún co-working logra lo mismo que un Starbucks (al menos los que yo conozco) y que a mí me funciona como espacio de trabajo.

Al final del día, la pregunta más relevante sigue siendo ¿dónde trabajas mejor tú? No creo que sea un solo lugar y puede ser una combinación dependiendo del trabajo que quieras hacer.  Comparte tus preferencias en los comentarios de este blog post.