The Organisational Gardener

*Artículo escrito a principios del 2020 (un poco antes del COVID)

Un año nuevo comienza.  2020. Una década nueva también. 2030. 

Ayer fue la conversación sobre los “Propósitos de Año Nuevo” y se comparten ideas bien intencionadas como:

• Salud
• Ser feliz 
• Ser mejor persona

Los Propósitos de Año Nuevo están en el aire, las personas se escriben al gimnasio (y dejarán de ir a finales de enero), dejan algún vicio como fumar una o dos semanas hasta que llega un momento de tensión y están pensando en un cigarrito, o deciden resolver su relajito financiero y se acaban comprando ese iPhone último modelo. 

¿Cuál es el problema de estos propósitos de Año Nuevo? 

Los propósitos de año nuevo NO son específicos. Son demasiados propósitos que dispersan nuestra atención.  Finalmente, NO deberíamos llamarles “Propósitos de Año Nuevo” sino “Metas de Año Nuevo”.  Dirían los autores del libro “Las 4 Disciplinas de la Ejecución” deberían ser Metas Crucialmente Importantes (MCI). 

Las Metas Crucialmente Importantes (o Metas Chingonamente Importantes como dice un amigo) “son las metas que usted debe lograr con excelencia más allá de las prioridades circundantes de su trabajo diario”.   La MCI no es una estrategia, “la MCI es un objetivo táctico que depende de un marco de tiempo limitado”.  Las MCI deben ser una y no más de tres.  Dentro de todo lo que tienes que hacer y resolver en tu vida diaria (personal y laboral) solo puedes enfocarte en una o dos cosas realmente importantes.  La palabra clave es ENFOQUE. 

¿Cómo redactar tu Meta Crucialmente Importante?

Todas las MCI deben formularse como “de X a Y en tal plazo”.  La meta impuesta por John F. Kennedy cuando dijo “pongan a un hombre en la luna y tráiganlo de vuelta antes de que acabe la década (31 de diciembre de 1969)” es un buen ejemplo de Meta Crucialmente Importante y que ayudó a enfocar toda la atención de la NASA para la siguiente década; y lo lograron. 

Yo quisiera compartir mis dos metas del 2020:

1. Aumentar distancia recorrida (corriendo, en bici o nadando) de 550km a 1000km al 31 de diciembre del 2020. 
2. Formalizar contratos de proyectos de coaching organizacional de 4 a 10 al 23 de mayo del 2020 (mi cumpleaños). 

Mi línea base del 2019 está definida (550km y 4 contratos) por mis logros del año pasado.  En el primer caso estoy buscando casi duplicar mi distancia recorrida en entrenamientos y carreras competitivas.  En el segundo caso quiero aumentar un 250% mi facturación del año pasado.  En ambos casos quiero aumentar algo, y en uno de ellos estoy siendo muy ambicioso.  En los dos ejemplos define el “qué” quiero lograr y será medible mi resultado.  Observa que NO estoy estableciendo el cómo, esas son las estrategias que utilizaré en el año.  En este caso estaré definiendo “medidas de predicción” que son la forma de medir las actividades que tienen mayor influencia sobre la meta.  

Las Metas Crucialmente Importantes, las Medidas de Predicción, junto con el Tablero de Resultados y la Cadencia de Rendición de Cuentas son las “4 Disciplinas de la Ejecución” (4DX) propuestas por Sean Covey, Chris McChesney, Jim Huling y José Gabriel Miralles que te recomiendo leerlo para este 2020. 

Hábitos: La clave de un cambio real

Durante años he tenido propósitos de año nuevo.  Recientemente recuperé todos mis diarios que he tenido a lo largo de los años y me he encontrado con entradas al inicio de los años con buenos deseos, y al final no veo todos los logros deseados. ¿Por qué?

En mi transición personal hacia ser un “Coach Organizacional”, o como me autodenomino en mi cuenta de Instagram @jardinerodeorganizaciones, he leído ya algunos libros y tomado unos cursos que regresan al mismo tema: la clave está en crear los hábitos que te ayudarán al cambio.  Ya sea a nivel personal u organizacional los hábitos nos hacen alcanzar nuestras metas o bloquean nuestro avance; ya que hay justamente hábitos buenos, y hábitos malos.

Algunos de mis hábitos buenos:

1. Usar hilo dental;
2. Levantarme a las 5am para escribir, meditar y leer;
3. Establecer tiempos para trabajo profundo a lo largo del día.

¿Cuáles son tus hábitos buenos?

Algunos de mis hábitos malos:

• Engancharme con series en Netflix que me hacen dormirme tarde;
• Aplazar pendientes que no quiero hacer;
• Comer hasta llenarme.

¿Cuáles son tus hábitos malos?

Chris Duhigg en su libro “El Poder los Hábitos” habla sobre el “ciclo de la costumbre” que inicia con una señal o detonador, que activa la rutina y genera una gratificación o recompensa.  Piénsalo y esto sucede tanto en nuestros hábitos positivos como negativos.  El lavarnos los dientes y usar el hilo dental sucede al menos tres veces al día, y el detonador puede ser la sensación de tus dientes están sucios, te los lavas con cepillo de dientes, usas el hilo dental y con suerte utilizas el enjuague bucal.  Tu recompensa es la sensación a limpio y fresco que te queda en la boca.  El deseo o “craving” de la sensación de dientes limpios como lo descubrió Claude Hopkin (primer promotor de la pasta de dientes) fue la clave para generar el hábito del lavado de dientes en Estados Unidos hace 100 años como lo relata Chris Duhigg. 

El ejercicio, que propone Michael Bungay en su libro “Coaching Habit”, a realizar constantemente alrededor de nuestros hábitos es:

1. Identificar cuál es nuestro detonador,
2. Identificar el hábito o rutina que se tiene, y
3. Definir el nuevo hábito que quieres instalar.

Tomar conciencia de esto es fundamental en el logro de tus Metas Crucialmente Importantes para el año.  Te invito a hacer un inventario de tus hábitos para explorar juntos como mantener los hábitos buenos y eliminar los malos.  Construyamos hábitos positivos este año para lograr nuestras metas. 

Tablero de Resultados: Herramienta de seguimiento a las metas del año

El año está oficialmente en marcha.  Hoy muchas personas regresan al ritmo de trabajo.  En pocos días el torbellino de lo urgente empezará a tomar control de nuestras vidas, y nos hará distraernos de nuestras Metas Crucialmente Importantes (MCI) del año.  Tenemos que defender nuestras metas anuales a como dé lugar de dicho torbellino.  En el libro de “Las 4 Disciplinas de la Ejecución” nos proponen dos herramientas básicas para lograr esto:

1. Llevar un Tablero de Resultados convincente, y
2. Crear una cadencia de rendición de cuentas.

En realidad la primera es una herramienta, y la segunda es un hábito.  El Tablero de Resultados es una representación visual de nuestra MCI y las Mediciones de Predicción que hemos definido.  La idea es que de manera visual (usando gráficas y/o dibujos) mantengamos un marcador que nos muestra de manera sencilla la posición actual conforme a la deseada.  Si este tablero lo fueras a usar en equipo es importante que el equipo construya su propio tablero y que no sea el manager el que lleva el marcador del equipo.  “Las personas juegan diferente cuando ellas mismas llevan un marcado”.  El tablero debe cumplir con cuatro características básicas:

• Tiene que ser sencillo;
• Debe estar a la vista;
• Debe incluir tanto las medidas de predicción como las históricas; y
• El tablero debe indicar a simple vista si la persona (o equipo) está o no está encaminado a ganar.

Mi Tablero de Resultados 2020

Verás en mi tablero de resultados que he incluido mi MCI con una gráfica donde iré colocando mi avance en el número de proyectos de coaching organizacional cada mes.  Estoy buscando lograr 10 proyectos formalizados (contratos firmados) para el primer semestre del año.  Es importante aclarar que buscaré proyectos con una facturación promedio que me lleven a alcanzar una meta anual de ingresos.  Verás también en mi tablero que he incluido descripciones y gráficas para seis Medidas de Predicción.  Las tres primeras tienen que ver con 3 actividades o tácticas generales que dependen de mí (y no son históricas) y que considero tendrán un efecto positivo en el logro de mi MCI.  Las tres últimas (4, 5 y 6) son también medidas de predicción, pero más relacionadas a hábitos de productividad personal que considero que si las cumplo tendrán un efecto positivo en mi meta anual. 

En posts futuros describiré más sobre los conceptos de Deep Work y GTD que están mencionadas en las medidas de predicción de hábitos.  Lo que sí te puedo compartir ahora es que la 5 (Realizar 4 reuniones mensuales de GTD los sábados) tiene que ver con “crear una cadencia de rendición de cuentas”.  En otras palabras, esta disciplina implica realizar una reunión con cierta frecuencia para dar seguimiento a tu Tablero de Resultados.  Esta frecuencia tú la defines, a manera individual o con tu equipo.  Puede ser un “huddle” diario de 10 a 20 minutos.  Una reunión semanal (la típica de los lunes) de no más de 30 minutos.  Puede ser mensualmente, aunque esto puede ser muy poco.  Yo estoy combinando está idea de las 4DX con la Reunión Semanal propuesta para la metodología de productividad GTD (Getting Things Done) que está inmersa en el sistema operativo de la Holocracia.  Esta reunión semanal para revisar todos mis proyectos y acciones me toma alrededor de una hora, y la planeo hacer todos los sábados en la mañana.